Foto de Ian Dooley por Unsplash
Em um mercado de trabalho em constante movimento, saber manejar o tempo de maneira adequada pode ser um desafio. Mesmo com a ajuda de tecnologias que automatizam processos, as distrações são muitas. E o mais complicado? Algumas distrações são importantes para a nossa saúde psicológica.
Isso significa que a saída não é abandonar o lazer e o entretenimento, mas saber como lidar com os elementos negativos que “roubam” o seu tempo. Seja em uma escala pessoal ou em um âmbito organizacional, reconhecer os “ladrões” da produtividade nos ajuda a enfrentá-los sem prejuízos.
Na lista abaixo nós separamos aqueles que são os 6 principais ladrões da produtividade. Mais do que apenas apontá-los, o objetivo aqui é ajudar os profissionais a fazerem uma melhor gestão de seu tempo, descobrindo as falhas e utilizando estratégias para abandoná-las no cotidiano do trabalho.
1 – Ausência de organização e planejamento
Não é exagero dizer que o principal ladrão da produtividade no trabalho é a ausência de organização nas tarefas. Quando não temos um planejamento adequado do que devemos fazer e de prazos, gastamos tempo “improvisando”, o que eventualmente incorre em erros e tarefas sendo refeitas.
Você precisa de um software de gerenciamento de projetos e portfólios de diversas áreas de forma ágil e altamente customizável, adaptando-se às necessidades de cada empresa.
Entre os principais recursos a serem buscados em tal solução estão a visualização dos cronogramas dos projetos (com controle de tempo), relatórios de status do trabalho e distribuição abrangente do trabalho entre os membros da equipe, que tende a estar entre as tarefas que consomem mais tempo de produtividade.
2 – Ferramentas inadequadas à rotina de trabalho
No item anterior nós mencionamos uma ferramenta adequada à organização das tarefas, de modo que é interessante trazermos outro aspecto da sua ausência: ferramentas inadequadas. Quando não possuímos os meios para trabalhar da melhor forma, é natural que a produtividade apresente queda.
3 – Excesso de tarefas
Você já deve ter ouvido sobre o “burnout”, que é um fenômeno cada vez mais comum nos ambientes corporativos, presente quando um profissional é soterrado por um excesso de tarefas. E ao contrário do que um pensamento mais “old school” pode indicar, mais tempo de trabalho está longe de representar maior produtividade.
Quando os profissionais têm o prazo necessário para executar cada tarefa, o seu tempo é otimizado. Com isso, ele sente-se revigorado para cada nova empreitada. Ao invés de gastarmos tempo “fazendo nada” quando deveríamos estar produzindo, a quantidade de tarefas reduzidas rende muito mais.
4 – Desatualização com o mercado
Conhecimentos técnicos são essenciais para a produtividade, independentemente da área onde se atue. Dentre os aspectos relacionados está a atualização com o mercado, seja por meio da utilização de softwares que automatizam tarefas ou com mudanças na maneira de realizar certas tarefas.
5 – Falta de reconhecimento
Embora o título dê a entender que isso trate de algo que foge à alçada do profissional, a verdade é que mesmo autônomos podem sentir-se desanimados com a ausência de bons resultados. Quando isso acontece, a produtividade é a primeira prejudicada, o que dá início a um “loop” difícil de escapar.
Dessa forma, é muito importante sentir que o trabalho feito é valorizado, seja por quem realiza algo para si próprio (através da autorrealização) ou o que se faz para outros. Assim como a redução do número de tarefas, a motivação é capaz de aumentar a produtividade e a qualidade dos trabalhos.
6 – Prioridades fora de ordem
Você em algum momento já notou que gasta mais tempo do que gostaria com coisas que não levam a lugar algum? A fim de evitar esse vilão, é preciso estabelecer prioridades no trabalho, colocando em primeiro lugar aquilo que é mais importante e, se sobra tempo, os aspectos que não são essenciais.
Como mencionamos na introdução do texto, o mais importante é que você identifique aquelas situações que desperdiçam o seu tempo sem trazer qualquer valor, a fim de que não precise escolher entre produzir ou se divertir. Com as ferramentas certas, manejar o tempo se torna algo simples.
